Comment améliorer son organisation et gagner du temps ?



Voici 14 trucs et astuces que j’utilise au quotidien pour mieux gérer mon temps et améliorer mon organisation. J’applique cette méthode depuis bientôt 3 ans, et sincèrement j’ai considérablement amélioré ma productivité personnelle (nb: certains trucs sont surtout valables lorsque vous avez un surcroit d’activité, d’autres sont à appliquer tous les jours !).

1 – Faites des listes !

Notez tout, et ne faites pas uniquement confiance à votre mémoire.
Je vous conseille d’utiliser 3 listes:
-Sur une feuille A4 : tout ce qu’il y a faire sur le long terme.
-Sur un post-it grand format : toutes les tâches de la semaine ou du mois.
-Sur un mini post-it : les tâches du jours à accomplir (par ordre d’importance).
Chaque soir, vous faites un point sur ce que vous avez accompli, ce qu’il reste à faire en barrant les activités réalisées sur les listes.

2- Concentrez-vous sur 1 travail et finissez-le avant de passer à autre chose !

Pour cela, s’astreindre à une discipline: fermer Outlook et ne le rouvrir que toutes les 2 heures, se définir des plages de travail (par exemple, en se faisant des auto-réunions dans Outlook).

3- Accomplissez le travail de réflexion en 2 temps:

1°/ D’abord, la recherche d’idées : revoir ses buts et objectifs… et écrire les premières idées. Puis, regarder les docs des concurrents sur internet… A partir de ces 2 listes, reprenez les idées qui vous semblent les plus intéressantes, et laissez décanter la réflexion quelques jours.

2°/ Réalisez le document final à partir des documents de travail.

4- Evitez les distractions !

Rangez votre bureau pour n’avoir que votre feuille de papier ou votre PC sous les yeux, et mettez votre téléphone sur répondeur pour ne pas être dérangé toutes les 10 minutes.
Rassemblez en même temps toutes les activités du temps type: appels téléphoniques, réponses aux emails…
5- Rangez vos dossiers !

Classez dans des pochettes les documents pour éviter les feuilles volantes et jetez les dossiers devenus inutiles.
Utilisez des outils comme Google Desktop ou MSN Search pour retrouver en 1 clic vos documents, emails, fichiers… sur votre PC (au moins 10 minutes de gagné par jour !).
Archivez régulièrement votre MSOutlook pour augmenter la rapidité de votre messagerie et éviter que votre fichier PST ne plante. Classez vos fichiers et emails dans des répertoires: en cours, à faire, newsletters…

6- Réservez-vous des plages de temps pour vous faire plaisir ou réaliser des tâches “peu productives”

Réservez les périodes de la journée où vous êtes le plus fatigué ou le moins concentré (11h, 14h…) pour lire des newsletters, vérifier votre messagerie perso…

7- Imposez-vous un temps maximum pour les activités consommatrices de temps !

Vous devez vous fixer une durée maximale pour les tâches les plus consommatrices en temps, quitte à fournir un travail de moins bonne qualité. Vous devez être en mesure de faire un compromis entre temps passé / qualité obtenue.
S’il faut le faut, imposez-vous une dead line “personnelle”, un challenge à accomplir.

8- Déléguez les tâches les moins importantes, et acceptez qu’elles ne soient pas “parfaites”.

Vous devez déléguer les tâches non essentielles, en acceptant qu’au départ elle ne seront pas “comme vous le vouliez” , mais vous devez vous fixer un délai pour atteindre ce niveau de qualité (grâce à des conseils et un rétro-contrôle de la qualité fournie).

De même, n’hésitez pas à demander conseil: vouloir tout faire par soi-même et tout apprendre est une perte de temps immense. Vous avez des amis, des relations… qui sont une source d’aide et d’inspiration à ne pas négliger. N’oubliez pas non plus internet: des forums comme www.commentcamarche.net et www.yahoo.fr (section Yahoo Question réponses) sont de vraies mines d’or, et de nombreuses personnes peuvent vous aider gratuitement et souvent avec une bonne qualité.

9- Sachez vous accorder des moments de pause après un travail

N’hésitez pas à prendre des pauses pour mieux reprendre une activité, ou vous accorder une pause supplémentaire si vous avez respecté vos objectifs.
De plus, emmenez toujours avec vous un document, dossier… à lire lorsque vous êtes dans les transports, dans une salle d’attente… il faut profiter des moments d’attente pour soit se reposer, soit lire un rapport, un article…

10- Automatisez !

Utilisez tous les outils informatiques que vous pouvez: GPS, organizer, signature automatique dans Outlook avec “Bonjour Cordialement ….”, email type de réponses, synchronisez votre téléphone portable avec outlook pour voir vos RDV partout…

11 – Utilisez un ordinateur portable !

Le PC portable est un outil qui vous fera gagner du temps, même si vous ne faites pas beaucoup de déplacements, uniquement par le fait d’une maintenance informatique plus simple qu’un PC de bureau.

Mais le gros avantage c’est de pouvoir travailler pendant les moments perdus (train, attente entre deux rendez-vous…), transporter partout sa base clients et articles, pouvoir remettre un devis sur place pour peu que vous ayez une simple clé USB, rentrer à la maison avec votre portable pour finir un dossier sans être obligé de rester au bureau (on est toujours plus détendu une fois chez soi qu’au bureau à s’énerver à boucler un travail jusqu’à pas d’heure)…

12 – Limitez le temps non productif !

La première chose à faire est de faire le tri dans les newsletters que vous recevez et les flux RSS où vous êtes abonné, et ne gardez QUE les plus importants et les plus incontournables. Un bon réflexe sera aussi de réserver la lecture de ces informations pendant vos moments de “détente” ou de manque de concentration (ex: juste après avoir déjeuné, vers 18h…).

13 – Achetez un Smartphone avec lien Outlook !

J’ai acquis il y a 2 mois un Samsung i600 (voir test dans le journal du Geek) et c’est sans conteste mon meilleur investissement de l’année (129 € TTC en renouvellement chez SFR après négociation avec l’opératrice…).

L’intérêt est simple:
– vous récupérez entièrement votre Outlook sur votre PDA avec tous vos rendez-vous, activités, emails… Ainsi, dès le dimanche soir vous savez ce que vous ferez le lundi matin (pour éventuellement arriver plus tôt pour ne pas être pris au dépourvu par une réunion).
– vous transportez facilement vos fichiers (word, Excel..) grâce à la carte mini-SD intégrée (1 go).
– en téléchargeant un logiciel de GPS et en achetant un module de repérage GPS (dans les 100 €), vous avez un GPS disponible à tout moment dans votre voiture ou à pied.
– vous pouvez faire de l’internet sans PC grâce à la fonction wifi qui vous permet de surfer gratuitement sur internet dès qu’un point Wifi gratuit est proche (très pratique pour consulter ses emails).
– si vous êtes fortuné vous pouvez même opter pour le push emails et recevoir vos emails sur votre PDA lors de vos déplacements.
– pourvoir prendre des notes directement sur son PDA avec un rappel qui apparaîtra automatiquement le lendemain à votre bureau (finis les post-it, les appels sur votre répondeur pour vous enregistrer des activités à effectuer).
– …
Bref, c’est un gain de temps non négligeable: finis les “je vous dirais mes disponibilités pour un rendez-vous à mon retour au bureau”, “je vous envoie le fichier par email dès que je rentre chez moi”…

14- Préparez votre journée du lendemain, le soir avant de partir

Cela n’a l’air de rien, mais définir ce que l’on va faire le lendemain permet de ne pas perdre de temps dès son arrivée au bureau, et ainsi de commencer directement son travail.

Nb : Vous pouvez également la faire le soir avant de vous coucher (en le notant sur un papier, pas dans votre tête) afin de libérer votre esprit pour la nuit, et vous réveiller prêt pour ce travail !

Vous avez d’autres conseils ? Ecrivez un commentaire, c’est anonyme et cela vous prendra que quelques secondes !

Pour aller plus loin, un site intéressant que je viens de découvrir depuis la lecture de cet article: www.WebWorkerDaily.com

Voici  5 de leurs 10 règles pour gagner du temps:

1- Ne laissez dans votre boite de réception QUE les emails qui nécessitent une action, sinon répondez immédiatement ou jettez le !
2 – Ne faites QU’1 chose à la fois, s’il le faut divisez une tache en plusieurs sous-ensembles à réaliser et surtout ne commencez rien sans avoir fini un travail.
3- Identifiez LA chose à faire le soir, et le matin en arrivant vérifiez avec vos emails que c’est toujours la priorité N°1.
4- Si vous recevez un email et que vous pouvez y répondre en moins de 2 minutes, alors répondez-y immédiatement.
5- Notez quand vous êtes le plus productif et réservez les activités importantes à ces heures.
… La suite sur www.WebWorkerDaily.com

Vous pouvez également consulter le site http://gagnermavie.com/ qui propose une méthode plus structurée de la gestion de son organisation, néanmoins il y a quelques points intéressants à retenir:
– Noter par écrit la prochaine chose à accomplir, et barrer cette action une fois effectuée… une sensation grisante !
– Classer ses documents en 5 piles selon la suite à donner: Action (vous devez faire quelque chose), Lecture (à lire car le document contient des informations intéressantes), Stockage (documents à archiver comme les contrats…), Projets (les gros projets en cours avec tous les documents qui s’y rapportent) et Idées (les docs qui peuvent déboucher sur des idées business). Perso, j’aurais rajouté une 6ème pile: la poubelle (tous les documents qu’il faut immédiatement jeter !).
– Faire le ménage de temps en temps sur son bureau/ Outlool / agenda pour remettre en ordre vos priorités et remettre au goût du jour des informations oubliées entre temps.

Si vous êtes indépendants et que vous voulez améliorer votre productivté consultez également le site de l’entreprise.com:
– Organiser son temps selon son témpérament: si vous êtes plutôt du matin, faites les choses les plus importantes à ce moment là .
– Avoir un bureau bien rangé (et pour les indépendants, à bien délimiter de sa vie privée) pour ne pas éparpiller ses idées.
– S’accorder des moments de détente sans culpabiliser.
– Se vider la tête grâce au sport.
– …

Le site www.enviedentreprendre.com pour les 10 bonnes raisons d’utiliser un papier-crayon plutôt qu’un ordinateur ou un smartphone pour prendre des notes, et un autre article de l’entreprise.com sur l’organisation en tant que Freelance.

Et à ne pas manquer la liste des choses à ne pas faire par Eric de Presse Citron !

Voici d’autres conseils de Blogger :

Ouriel de Techcrunch : pour le retour de vacances et la gestion des todos une fois votre écran allumé: Je suis parti 4 jours et j’avais 450 emails dans ma mail box et plus de 2000 billets à lire sans parler des commentaires à lire sur TechCrunch France (et les nombreux spams à effacer malgré les précautions). Infaisable. Pour les emails chacun sa sauce: je commence par nettoyer tout ce qui n’est pas prioritaire dans un dossier secondaire et ensuite quand j’y vois plus claire traite les messages en fonction de l’expéditeur et pas de la date. Pour les flux RSS je scanne les titres des billets, essaie de repérer les informations importantes et ne vais pas plus loin.

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20 Comments

  1. ConseilsMarketing.fr
    May 22, 2007 - 0 h 02 min

    * Nom du commentateur: julien
    * Email du commentateur: julien.frecourt@lapostE.net (Envoyer un email)
    * Adresse IP : 88.162.134.247
    * Authentification: Aucun
    * Commentaire:

    Bonjour !

    Merci pour ces conseils ! je ne partage néammoins pas votre avis sur “faire une chose

    Reply
  2. ConseilsMarketing.fr
    May 22, 2007 - 0 h 03 min

    * Nom du commentateur: Justin sur Getting Things Done
    * URL du commentateur : http://gagnermavie.com/ (Visiter le site)
    * Adresse IP : 194.250.98.243
    * Authentification: Aucun
    * Commentaire:

    Merci pour cette synthèse qui a beaucoup en commun du système GTD (Getting Things Done), le point 10 est important.

    Tellement efficace que j’en ai fait une liste de billets sur http://gagnermavie.com/category/GTD

    Reply
  3. Apr 10, 2008 - 0 h 00 min

    Bonjour,

    C’est un bon article.

    Dans le même état d’esprit, vous pouvez aussi lire Mes 59 Secrets pour gagner du Temps:

    http://www.eBooks-Temps.com

    Vous ne serez pas déçu des autres aides utiles.

    Reply
  4. Jul 26, 2008 - 17 h 01 min

    Merci pour ces conseils utiles. J’ai découvert ton blog grâce aux commentaires que tu avais laissé sur le mien.

    Pierre.

    Reply
  5. Feb 25, 2009 - 17 h 23 min

    Bonjour,
    très intéressant et j’ai l’impression de vivre les mêmes problèmes que vous et de trouver les solutions similaires! bravo je ne suis pas tout seul…

    Reply
  6. Nov 25, 2009 - 13 h 05 min

    l’organisation aidera certainement a gagner le précieux temps

    Reply
  7. Mohamed
    May 30, 2010 - 23 h 54 min

    c trop intéressant des articles comme ceux ci sur la gestion du temps

    Reply
  8. Jul 13, 2010 - 1 h 32 min

    c trop intéressant des articles comme ceux ci sur la gestion du temps

    Reply
  9. Jul 13, 2010 - 11 h 32 min

    La gestion du temps c’estune gestion d’argent

    Reply
  10. Marc Delaby
    Nov 15, 2011 - 12 h 25 min

    Bonjour,
    Cet article est très complet et très intéressant. Effectivement, Le lien Out look est très utile pour les smart-phones.
    Si vous souhaitez lire d’autres articles pour savoir comment gagner du temps, n’hésitez pas à consulter mon site: http://www.actioncoaching.be/blog/

    Reply
  11. Apr 6, 2012 - 11 h 57 min

    Hello

    super article, j’applique moi même une bonne partie de ces super conseils. Et ça change vraiment la vie.
    Moi ça a tellement changé la mienne de réussir à m’organiser que j’ai quitté mon ancien job pour créer BeesApps, une société qui commercialise Beesy. C’est une application de prise de notes intelligentes qui génère automatiquement les To-Do list du point 1 à l’issu d’une réunion.
    http://www.beesapps.fr/note-ipad-beesy/ pour avoir un aperçu. Il y a aussi une petite vidéo de démo.
    L’ayant conçu pour des gens qui veulent gagner du temps et MIEUX gérer le leur, je suis évidemment preneur de vos retours.
    Nous sommes une jeune start-up française et vos avis nous intéresse.

    Au plaisir de vous lire,
    David
    Fondateur de BeesApps

    Reply
  12. Sep 8, 2014 - 10 h 05 min

    Bonjour,
    Merci pour vos suggestions, moi, je traite le même sujet que la gestion du temps, et j’ai pu enrichir mes connaissances par vos conseils.
    Merci

    Reply
  13. ADAYE Jacques Cardinal
    Jul 25, 2015 - 22 h 54 min

    Les lacunes peuvent toujours être rélévées si nous prenons la peine de nous intéroger et de nous informer.

    Reply

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